À l'approche du dernier mois de l'année 2018, j'ai pensé qu'il conviendrait de passer en revue les activités de l'année qui s'achève puisqu'elles sont du passé.
Standardbred Canada s'est redéfinie tant en ce qui concerne son conseil d'administration que ses membres. Cela a nécessité que nous nous posions des questions difficiles et que nous entendions également des réponses difficiles, à l'occasion. Une chose qui est apparue tout au long du processus, c'est une voie à suivre plus claire et plus forte au moment où l'association se prépare à se réinitialiser en fonction des diverses suggestions provenant de nos intervenants.
Le plan stratégique 2018 a été conçu de façon à instaurer des principes clés et des moyens pour l'évolution continue de l'association, lesquels furent identifiés et soulignés en appui aux cinq objectifs à long terme de l'organisation, à savoir la Valeur Client/Membre, la Technologie, les Gens, la Croissance de l'industrie ainsi que les Relations avec les parties prenantes, ainsi que les Finances.
De plus, Standarddbred Canada a aussi initié une entreprise de grande envergure visant à renouveler et réviser le plan stratégique quinquennal qui a nécessité une incroyable somme de recherche, de rencontres et d'entrées de la part des directeurs, de la direction, des employés, des membres ainsi que des parties prenantes. Ce fut un exercice très utile puisqu'il a permis à quelques auteurs du Plan Stratégique 2015 de reprendre et revisiter le plan pour en assurer la validité et permettre à l'organisation d'aller de l'avant.
Standardbred Canada a réussi quelques importantes initiatives en 2018 mais elle a aussi rencontré certains aspects qui l'ont limitée quant à la capitalisation de ses buts et objectifs identifiés. Un apprentissage clé de 2018, est l'importance d'exécution du plan en temps opportun et réaliste.
Ce qui suit met en lumière et résume le plan stratégique 2018.
1. Valeur Client et Membre
Mise en vigueur de l'augmentation des frais La direction a réalisé une révision complète des frais exigés par Standardbred Canada en comparaison avec ceux en vigueur au sud de la frontière. En plus de revoir nos frais, nous avons aussi révisé nos programmes comme TrackIT, et avons fait des changements concernant l'éligibilité au départ tardif ainsi que les adhésions sur plusieurs années. En fonction de cette révision, la direction a été capable de présenter un rapport approfondi et complet au conseil.
Développer et Lancer un Programme de Fidélisation Nous avons aussi développé et lancé un Progamme de mise en valeur des membres (MVP) leur offrant des rabais chez les maisons d'affaires sélectionnées à travers le pays.
Il était important pour nous de mettre sur pied et de lancer un programme indiquant clairement à nos membres ce en quoi consiste le programme. Nous croyons que le programme MVP de Standardbred Canada souligne à nos membres leur valeur MVP pour l'association.
Le programme MVP de SC a déjà créé un impact positif chez nos membres qui nous ont partagé avoir déjà réalisé des économies grâce au programme offert.
2. Technologie Technology
Le Projet Gaitway Le Projet Gaitway, soit le projet d'amélioration du système, s'approche de la ligne d'arrivée.
Tout au long de 2018, Janet Cookson et son équipe, ont fait l'impossible dans la gérance de ce méga projet tout en supervisant les opérations quotidiennes d'une entreprise de données informatiques. (IT-data.)
Compléter une révision de notre Cybersécurité Standardbred Canada a effectué un test des systèmes d'application et de pénétration ainsi que développé un plan pour donner suite aux constatations en fonction de leur priorité.
Développer et exécuter la transition vers le Micro-Marquage Le Comité des Éleveurs ainsi que le Conseil, ont approuvé la proposition et le plan de la direction pour procéder à la transition du cryomarquage à la micro-puce.
Après d'intenses recherches en collaboration avec divers participants et après avoir obtenu des garanties d'approbation, SC a élaboré une stratégie de communication et de formation afin d'entreprendre l'exécution des changements au programme d'identification des chevaux dès janvier 2019.
3. Les gens
Effectuer les recommandations résultant de l'étude de Gouvernance Ce qui suit est un résumé des initiatives recommandées suite à la Révision faite par la Gouvernance :
o Communiquer avec les membres pour vérifier leur compréhension de la mission et recueillir leur avis quant à ce qu'ils souhaitent que SC soit;
o Poursuivre la révision et l'actualisation du présent plan stratégique;
o Travailler avec le Conseil pour revoir et discuter de la Vision, Mission et Mandat actuels;
o Développer un plan stratégique révisé 2019-2023
o Une évaluation des compétences du conseil a été réalisée, revue et présentée au Conseil.
o Le Comité de gouvernance révise présentement les nominations ainsi que le processus de recrutement devant être revu et approuvé par le conseil.
o Développé une politique sur le rôle du président et fournir une liste de candidats au poste de président avec les ressources documentaires spécifiques à la présidence d'une association à but non lucratif
o Révision en cours des règlements par le Comité de Révision
o Clarifier les pouvoirs du Comité exécutif, comme par exemple, un organisme de rétroaction et non un corps décisionnel;
o Révision des Termes de références de tous les comités se penchant sur des questions telles que membres de comités, présences, mandats, pertinence, objectifs annuels, rapports, suivi, ainsi que le rôle d'un président de comité.
Mise en application des Pratiques actualisées en RH Au cours de la dernière année financière, les cadres supérieurs ont développé et mis à jour toutes les descriptions de tâches pertinentes à la structure organisationnelle. En plus des descriptions de tâches, les définitions des compétences ainsi que la matrice d'évaluation des compétences ont été créées pour utilisation lors des futures révisions de performance des employés.
Effectuer une nouvelle structure organisationnelle Au cours de la dernière année et avec l'appui et la contribution du conseil et de l'équipe administrative, Standardbred Canada a révisé et s'est concentrée sur la capitalisation de notre base de talent existante tout en réalignant certains talents et habiletés aux endroits ayant été soulignés comme les grandes priorités de l'organisation dans la révision du plan quinquennal.
4. Croissance de l'industrie et Relations avec les parties prenantes
Standardbred Canada a instauré un nouveau programme ayant comme objectif de tenir une téléconférence nationale avec les associations de chevaux à travers le pays. Ces téléconférences trimestrielles se sont révélées très productives résultant en un partage inter-région des meilleures pratiques, discussions sur les problèmes et préoccupations expérimentées par les associations, recevant de l'information et des idées pour les initiatives de SC ainsi que les préoccupations relatives à la santé et le bien-être auxquelles sont confrontées chacune des juridictions. Un point à souligner ainsi que les résultats ressortant de ce forum des plus efficaces, SC a facilité le déroulement du National Caretaker Day à travers le pays, événement qui a été extrêmement bien reçu par les associations, les hippodromes, ainsi que l'industrie.
Comité de réglementation Le but visé par la création d'un Livre National des Règlements de course arrive à la ligne d'arrivée. Nous avons reçu un formidable appui de la part de chacune des juridictions et avons révisé toutes les sections du livre des règlements relatifs à la course en piste.
Standardbred Canada a maintenant la permission des juridictions pour résumer en un document tous les termes langagiers acceptés par tous concernant les règlements à l'intention des régulateurs pour révision et discussion avec leurs parties prenantes dans chaque juridiction.
Le comité est d'accord pour que soit lancé le Livre des Règlements de Course au Printemps 2019.
Relations gouvernementales Ce travail se poursuit toujours, puisque des orientations sont offertes par le sous-comité du service des Relations Gouvernementales avec le résultat que les Termes de référence ont été révisés ainsi qu'une approche plus ciblée.
Résultante de quelques-uns de ces efforts, SC a été impliquée dans des discussions robustes traitant d'un plan de taxation au sein de l'industrie équine entre toutes les disciplines et travaille aussi à l'élaboration d'un Taxation Focus Group (Groupe de discussion sur la taxation), en collaboration avec des membres SC afin d'obtenir des informations et la compréhension de la question de la taxation, tel que mentionné aux membres ainsi qu'à l'industrie.
SC a également été impliquée et a fourni de l'information pour une étude ayant un impact national et qui est à la recherche de financement par l'entremise du Ministère de l'Agriculture à l'intention de l'industrie équine et particulièrement pour la race standardbred.
5. Finances
Plans d'affaires
o Possibilité de libre-service: Ce plan a été créé et adopté pour une possible mise en œuvre dans le Plan stratégique F19 comprenant: le Certificat électronique d'accouplement, la recherche sur le Cryomarquage/Micro-puçe des chevaux, Transferts de propriété, Nouveaux membres, ainsi qu'un test en ligne pour l'octroi d'une licence.
o Programme de relations avec les membres: La recommandation va dans le sens que comme l'association met davantage l'accent sur la rétention et le recrutement des membres, nos efforts soient concentrés sur la compréhension des renseignements sur les membres que nous avons et que nous construisions des processus et des politiques en matière de communication efficace avec notre base de données courante et autres outils à l'interne dont nous disposons.
o Développer un plan pour la refonte de notre site Internet, assurant une compatibilité mobile et conforme à la réglementation.
Un plan a été développé contenant les recommandations à l'intention de l'administration d'aller de l'avant avec l'intention de mettre en œuvre les recommandations du plan fiscal 2019. Ceci a été commencé avec la réorganisation du service des communications afin d'accommoder la planification et la direction du projet.
Ce qui précède ne reflète que quelques faits saillants sur lesquels Standardbred Canada a travaillé et accompli en 2018, et ce fut extrêmement gratifiant de voir les étapes positives de la progression de l'association vers l'avant.
Bien q u'ayant rencontré des difficultés et des obstacles, il reste encore beaucoup à faire de ce qui a été articulé et abordé dans le plan quinquennal révisé et plus particulièrement, dans le Plan Stratégique F19 de Standardbred Canada.
åJe voudrais remercier l'équipe administrative ainsi que le conseil pour leur appui indéfectible, leur contribution et dur labeur, dans la réalisation d'un projet très robuste et agressif tout au long de l'année 2018. Ce fut un plaisir et un honneur de représenter Standardbred Canada et ses employés, ses membres et parties prenantes au cours de cette année fiscale qui se termine.
Heureux Noël et mes Meilleurs Voeux à vous et votre famille pour 2019.
Dan Gall, Président et Chef de la Direction
Standardbred Canada o [email protected]